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人力資源管理體系診斷常見的四種方法

時間:2015-07-15 13:31 編輯:資深顧 來源:http://www.vndai.tw

一般來講,企業人力資源管理體系診斷的方法有集中訪談法、問卷調查法、客戶資料研究法以及混合法等幾種方法,以下就將這幾種方法逐一進行介紹,便于企業人力資源管理者能更好地理解人力資源管理體系診斷的方法和價值。

集中訪談法

集中訪談法是指在項目啟動初期相對集中的一段時間內,咨詢師與客戶方相關負責人面對面的交談溝通來獲取企業人力資源管理體系的基本信息和資料的方法。在訪談前,咨詢師會根據客戶性質和管理層級來編制訪談提綱。就好比醫生在診斷病人時,會詢問病人哪里不舒服?最近飲食如何?睡眠質量如何、以往病史等問題。

根據訪談對象層級和數量的不同,集中訪談法可以分為一對一訪談法和集體座談法兩種。一對一訪談法可以充分利用訪談者的技巧和經驗,有針對性的深入了解需要的信息,但是一對一訪談法比較費時,成本較高。集體座談法可以通過充分調動座談對象來參與討論,從不同角度獲取針對一個問題的信息,集體座談法時間效率高,利于集思廣益,達成共識,但由于礙于同事或上下級顏面,座談對象不便于發表不滿、質疑等言論,會有所保留,以致得到的信息不夠細致深入。

集中訪談法一般分為三個階段,分別是準備階段、訪談階段和總結分析階段。在準備階段,需要做的是確定訪談目標、訪談對象、訪談時間計劃、訪談地點,擬定針對不同訪談對象的訪談提綱。訪談提綱包括將要在訪談中提出的所有問題列表,是訪談工作的主要依據,訪談提綱設計得是否準確合理,直接關系到訪談的效果和質量。一般來講,訪談的問題應當包括多個方面或角度,以便于得到廣泛的信息;問題應當簡潔直白而不是模棱兩可,以便于訪談對象準確理解;問題應當表達輕松,不能過于尖刻或敏感,以免給訪談對象帶來壓力。在訪談階段,通常采用一人提問,一人記錄的方式,有時根據需要在征得客戶同意的情況下可以錄音。訪談者的溝通技巧和經驗是本階段是否順利進行有很大影響,在訪談過程中,訪談者應當努力營造一個友好輕松的訪談氣氛,爭取獲得訪談對象的好感;訪談者應當明確地提出問題,并對問題做出必要的解釋,以便于訪談對象準確理解所提問題的意思;訪談者應當專心傾聽,同時用表情、眼神與訪談對象進行交流,鼓勵訪談對象闡述清楚問題根源;訪談者應當擅于敏銳捕捉重要信息,引導訪談對象更深入地思考和回答,以便于獲得更詳細、更深入的信息。在總結分析階段,訪談者應趁熱打鐵,整理、歸納、提煉訪談要點和關鍵信息,形成訪談報告。

問卷調查法

問卷調查法是指通過向調查對象發放事先設計好的調查問卷,回收、錄入、分析統計結果,以此獲得相關信息的診斷方法。

根據問題的結構化程度不同,調查問卷的問題可以分為結構化問題和非結構化問題兩種,非結構化問題也叫開放性問題。結構化問題對于答題人而言,發揮余地較小,只需根據提問選擇某個相應的選項回答即可,而且答案一般在咨詢師可以預料的范圍之內。與結構化問題不同,非結構化問題的答案可能千差萬別,可能在咨詢師預料之內,也可能是咨詢師也意想不到的,非結構化問題的設置旨在給答題人更廣泛的自由發揮的空間,以便能發現和挖掘結構化問題可能得不到的信息。一般一個調查問卷,應該包括結構化問題,也包括少量非結構化問題。

問卷調查法一般分為三個階段,分別是問卷設計階段、問卷的發放回收階段和問卷的統計分析階段。在問卷設計階段,需要明確調查對象、調查背景、調查目標、調查內容和調查流程,針對這些情況來設計問卷中的問題,問卷設計直接關系著問卷調查的成敗,所以問卷的設計要完整、科學、合理,問題的指示要明確,避免產生歧義。在問卷的發放回收階段,在問卷下發前要做好問卷調查的宣傳工作,以便員工了解此次問卷調查的背景和意義,從而認真對待調查工作;在問卷填寫過程中,對員工遇到的不清楚的地方進行答疑解釋。在問卷的統計分析階段,首先篩選剔除不合格問卷,然后對問卷進行編號,錄入調查結果,采用統計分析的方法或工具進行分析,做出相應的統計圖表,歸納總結出核心信息和結論,形成問卷調查總結報告。

客戶資料研究法

客戶資料研究法是指通過查閱客戶方的相關資料,如企業簡介、發展規劃、企業文化、制度流程、員工情況、人力資源管理的各項制度、文件、表單等資料,此次來獲得企業信息和人力資源管理信息的方法。

客戶資料研究法最大的優點是成本低,可以不費時費力去收集和整理,但也有最大不足是資料的滯后性,即現有的資料不能反映企業管理的現狀,同時是否所以的制度都得到了有效執行也是需要著重研究的要點。

客戶資料研究法一般也分為三個階段,分別是資料收集階段、資料分析階段和總結歸納階段。在資料收集階段,咨詢師會根據企業情況和管理提升需求提交資料需求清單,交給客戶方進行收集。在資料分析階段,首先要分析這些文件、制度的系統性和規范性,是否符合企業的發展需要,是否能推動企業的發展,接著分析相關資料間邏輯關系是否一致,是否出現了相互矛盾、朝令夕改、前后不一致的現象,其次再分析這些制度、規定的落實執行情況以及員工對企業制度、規定的認可程度。在總結歸納階段,咨詢師根據資料分析情況,對資料是否系統、規范,是否得到有效執行,是否適合客觀實際,是否得到員工認同等方面給出專業意見和建議,形成總結分析報告。

混合法

在人力資源管理體系診斷的實際過程中,根據診斷內容、診斷目的和對象,以及人力、物力、財力的不同,往往需要采用多種診斷和分析方法。比如,對企業的管理者采用訪談法,對基層員工采用問卷調查法。
 
人力資源管理體系診斷需要客戶的高度配合

在做管理診斷過程中,就如病人應當積極配合醫生一樣,企業的相關負責人(主要包括企業的高層管理者和人力資源管理者)應積極配合咨詢師,幫助咨詢師深入了解企業的實際情況。

客戶方給予的配合工作包括:以口頭或文件的方式提供企業的歷史資料和現狀資料;參與訪談、座談會或研討會,對企業的發展和人力資源管理的改善提出意見和建議;委派專人協助咨詢師調查和了解企業的運行模式和管理模式;對人力資源管理咨詢診斷報告進行評閱和確定。
 
通過人力資源管理體系診斷,咨詢師將會根據診斷發現的問題提出管理改進的意見和建議,并提出方案設計的思路。在接下來的管理咨詢工作進程中,咨詢師將著手設計、編制人力資源管理體系的咨詢方案,形成人力資源管理體系相關的制度、規范等報告。

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